Privacyverklaring

Wie verantwoordelijk is

Verantwoordelijke in de zin van de AVG is de aanbieder van Scan my Home. De vennootschap die dit bedrijf gaat dragen, is nog niet opgericht, daarom staat in het colofon nog geen bedrijfsnaam. Bereikbaar zijn wij in elk geval via office@scanmyhome.de; op dat adres richt u ook alle vragen over privacy.

Een functionaris voor gegevensbescherming hebben wij niet aangesteld. Aan de voorwaarden van artikel 37 AVG wordt niet voldaan: wij houden niemand systematisch en op grote schaal in de gaten en verwerken geen bijzondere categorieën persoonsgegevens op grote schaal. Verantwoordelijk is daarmee de aanbieder zelf, op het adres hierboven.

Waarvoor wij gegevens verwerken, en op welke rechtsgrondslag

Elke verwerking heeft een grondslag in de wet nodig. Dit zijn de onze, telkens met de bepaling waarop wij ons baseren:

• Account en aanmelding, tegoed, opstellen van een rapport. Dat is de uitvoering van de overeenkomst met u, artikel 6 lid 1 sub b AVG. Zonder deze gegevens kunnen wij de bestelde dienst niet leveren.
• Facturen, boekhouding, bewaring. Wettelijke verplichting, artikel 6 lid 1 sub c AVG, in combinatie met de fiscale bewaartermijnen.
• Vragen via het contactformulier of de assistent. Gerechtvaardigd belang, artikel 6 lid 1 sub f AVG, namelijk uw vraag te beantwoorden; leidt de vraag tot een overeenkomst, dan geldt sub b.
• Werking, beveiliging, misbruikbestrijding (serverlogboeken, logboek van aanmeldpogingen, afremmen van geautomatiseerde verzoeken). Gerechtvaardigd belang, artikel 6 lid 1 sub f AVG: een dienst kunnen exploiteren die niet wordt overspoeld.
• Nieuwsbrief. Uw toestemming, artikel 6 lid 1 sub a AVG. Uw adres komt pas na een bevestiging op de lijst: u vult het in, wij sturen u een e-mail met een link, en pas uw klik daarop schakelt de verzending vrij. De link is zeven dagen geldig. Zolang u er niet op klikt, gebeurt er niets, en wie een adres van iemand anders invult, bereikt daarmee niets. Wij houden bij elke bevestiging bij wanneer die is gebeurd, met welke tekst u hebt ingestemd en via welke pagina. U kunt de toestemming altijd met werking voor de toekomst intrekken. Onderaan elke nieuwsbrief-e-mail staat een afmeldlink die u naar een pagina met precies één knop leidt; een reden is niet nodig. Net zo goed volstaat een vormvrij bericht aan office@scanmyhome.de. Wanneer u zich hebt afgemeld, houden wij bij, zodat we het kunnen aantonen.
• Als u ons toestaat uw voortgang te onthouden (opslagplaats). Uw toestemming, artikel 6 lid 1 sub a AVG, en voor het plaatsen van het kenmerk op uw apparaat aanvullend de Oostenrijkse telecomwet (§ 165 lid 3 TKG 2021, respectievelijk § 25 lid 1 TDDDG). U wordt op precies één plek iets gevraagd, namelijk terwijl een controle loopt, en niet bij binnenkomst op de site. Weigeren gaat daar net zo snel als instemmen, beide antwoorden zien er hetzelfde uit, en wie niet antwoordt, overkomt niets. Wij houden bij wanneer u hebt geantwoord, met welke versie van de tekst en welke doeleinden, plus land, taal en de pagina waarop is gevraagd. Dit bewijs bevat geen naam, geen e-mailadres en geen IP-adres. Intrekken kan altijd zonder reden via de knop op de cookiepagina; die verwijdert meteen beide cookies en de opslagplaats. Wat in de opslagplaats staat en wat uitdrukkelijk niet, staat daar eveneens.
• Telling van de trajecten op onze site. Gerechtvaardigd belang, artikel 6 lid 1 sub f AVG, namelijk herkennen op welk punt ons aanbod onduidelijk is. Deze telling grijpt niet in op iets in uw apparaat en plaatst geen cookie, ze draait uitsluitend op onze server; daarom is hiervoor ook geen toestemming volgens § 165 TKG of § 25 TDDDG nodig. In de waarde waarmee een sessie wordt aangeduid, gaat de kalenderdatum mee, waardoor dezelfde persoon de volgende dag een andere sessie is. Er ontstaat daardoor geen persoonsprofiel en dat is ook niet mogelijk. Moeten meerdere dagen worden samengevoegd, dan vragen wij u dat vooraf; dat is het tweede punt in de onthoudvraag en berust dan op uw toestemming, artikel 6 lid 1 sub a AVG.

Een inschatting van hoever iemand op zijn traject is, leiden wij alleen af uit deze stappen. Wij gebruiken daarvoor geen kenmerken van uw persoon, geen leeftijd, geen inkomen, geen koopkracht en geen aangekochte gegevens. Deze inschatting bepaalt uitsluitend welke melding wij u tonen. Ze heeft geen juridisch effect en beïnvloedt met name niet uw prijs; een geautomatiseerde beslissing in de zin van artikel 22 AVG vindt niet plaats.

U bent niet verplicht ons gegevens te geven. Zonder e-mailadres is er echter geen account, en zonder objectgegevens geen analyse. Telefoonnummer en geboortedatum zijn vrijwillig, daarover verderop meer.

Welke gegevens worden verwerkt

Voor een analyse verwerken wij de door u aangeleverde objectgegevens (link, tekst, foto's, geüploade documenten) en technisch noodzakelijke servergegevens. Foto's en documenten worden uitsluitend gebruikt voor het opstellen van uw rapport.

Als u een account aanmaakt, slaan wij uw e-mailadres op, uw wachtwoord (alleen als niet-terugrekenbare controlewaarde, nooit in platte tekst), uw naam en uw land. De naam hebben we nodig voor de aanhef, het land bepaalt welke rechtssituatie en welke officiële registers voor uw analyse gelden. Telefoonnummer en geboortedatum zijn vrijwillig: het nummer gebruiken wij uitsluitend voor vragen over een lopende analyse, de geboortedatum pas als er ooit een betaling moet worden gecontroleerd. Laat u beide leeg, dan werkt alles net zo goed. Al deze gegevens kunt u in uw account op elk moment inzien, wijzigen en samen met uw account verwijderen.

Daarnaast bewaren we de taal waarin wij u schrijven. Wij bepalen die eenmalig bij het aanmaken van het account, ofwel op basis van uw land, ofwel op basis van de taalversie van deze site waarop u zich hebt aangemeld. Ze dient uitsluitend om onze berichten aan u in die taal op te stellen, en wordt aan niemand doorgegeven. Wilt u haar wijzigen, antwoord dan op een van onze e-mails of schrijf naar office@scanmyhome.de.

Verwerking door AI

Voor het opstellen van de analyse worden objectgegevens verzonden naar een AI-dienstverlener (Anthropic) en daar verwerkt. Hetzelfde geldt voor wat u aan de assistent op de site in het vraagveld schrijft. Anthropic is een bedrijf met vestiging in de Verenigde Staten. Het is daarom mogelijk dat deze gegevens buiten de Europese Unie worden verwerkt. Dit verzoek doet onze eigen server, niet uw browser; uw IP-adres wordt daarbij dus niet meegestuurd. Geef geen documenten door met persoonsgegevens van derden, tenzij u daartoe gerechtigd bent.

Uw gegevens trainen geen AI-model. Wij gebruiken de interface voor zakelijke klanten, niet de openbare chatdienst. Voor deze weg zegt Anthropic toe de verzonden inhoud niet te gebruiken voor het trainen van zijn modellen. Wij trainen zelf geen eigen model met uw objectgegevens, documenten of vragen.

Aan het einde beslist geen automaat over u. De analyse beoordeelt een onroerend goed, geen persoon. Er vindt geen geautomatiseerde beslissing in de zin van artikel 22 AVG plaats die voor u rechtsgevolgen heeft, en geen profilering van u als persoon. Wat in het rapport staat, is een inschatting van de zaak, waartegen u bezwaar kunt maken en die u laat controleren.

Wie behalve wij inzage krijgt in gegevens

Wij verkopen geen gegevens en geven niets door voor reclamedoeleinden. Dit zijn precies de plekken waar tijdens de werking gegevens naartoe gaan:

• Anthropic (Verenigde Staten) voor de eigenlijke analyse en voor de assistent. Verzonden worden de objectgegevens en uw vraag, niet uw e-mailadres.
• Google (Verenigde Staten), maar alleen als u een foto laat verbeteren. Verzonden wordt dan precies die foto, verder niets. Zonder uw klik gaat daar niets naartoe.
• Onze e-mailverzending voor aanmeldlinks, bevestigingen, facturen en antwoorden. Daarheen gaan uw e-mailadres en de inhoud van het bericht. De aanbieder is een hostingpartij met datacenter in de Europese Unie.
• De betalingsaanbieder (paddle) voor het opladen van tegoed. Uw betalingsgegevens voert u daar in, niet bij ons: wij zien noch kaartnummer noch rekeninggegevens, maar alleen dat en voor welk bedrag een betaling is binnengekomen.
• Kaartdiensten bij het openen van het tabblad "Ligging", zie het eigen onderdeel hierboven. Deze verzoeken doet uw browser.
• Overheden en rechtbanken, wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

De server zelf staat in Duitsland; de rapporten, uw account en de database bevinden zich daar en worden niet naar een ander land uitbesteed.

Doorgifte naar landen buiten de EU

De enige regelmatige ontvanger buiten de Europese Unie is Anthropic in de Verenigde Staten. Daarnaast komt bij het kaartbeeld de aanbieder Esri en, als u een foto laat verbeteren, Google; beide staan in de eigen onderdelen verderop. Voor zulke doorgiften voorziet de AVG in artikel 46 standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie; op die grondslag werken wij. Een gelijkwaardig beschermingsniveau als binnen de EU is daarmee niet in elk geval te garanderen, omdat autoriteiten daar onder bepaalde voorwaarden toegang kunnen verlangen. Wij zeggen u dat liever duidelijk, dan het in een bijzin te verstoppen. Daarom sturen wij ook alleen dat naar buiten wat voor de analyse nodig is, en niet uw accountgegevens.

Als u een foto laat verbeteren

In een rapport kunt u een eigen foto laten verbeteren, dus een ruimte gerenoveerd, leeg of opnieuw gemeubileerd zien. Daarvoor werken wij met het beeldmodel van Google (Gemini). Verzonden worden dan deze foto en uw instructie daarbij. Zonder uw uitdrukkelijke klik op deze functie gebeurt dat niet, en voor de analyse zelf is ze niet nodig.

Google is gevestigd in de Verenigde Staten, de verwerking kan dus buiten de Europese Unie plaatsvinden; hetzelfde geldt als in het onderdeel hierboven. Het verzoek doet onze eigen server, niet uw browser, uw IP-adres gaat dus niet mee. Een advies in eigen belang: upload voor deze functie geen foto's waarop personen herkenbaar zijn.

Met naam zijn de twee dienstverleners uit de lijst hierboven Hetzner Online GmbH (Duitsland) voor de server en IONOS SE (Duitsland) voor de e-mailverzending. Beide werken in onze opdracht en mogen de gegevens voor geen enkel eigen doel gebruiken.

Kaarten en adreszoekopdrachten

In het tabblad "Ligging" van een rapport tonen wij een echte kaart. De beelden van deze kaart haalt uw browser rechtstreeks bij externe aanbieders. Die aanbieders komen daarbij uw IP-adres te weten, welk deel van de kaart u op dat moment ziet en welk adres wordt gezocht. Anders is een kaart technisch niet weer te geven. Betrokken zijn:

• Esri (server.arcgisonline.com) voor de luchtfoto en de belettering daarop. Esri is een kaartaanbieder met vestiging in de Verenigde Staten. Uw verzoek gaat daarmee naar een aanbieder buiten de Europese Unie, en het is mogelijk dat uw IP-adres daar wordt verwerkt.
• OpenStreetMap (nominatim.openstreetmap.org) rekent het adres om naar coördinaten, zodat de kaart het juiste punt raakt. Schakelt u in de kaart van "Satelliet" naar "Kaart" om, dan komen de kaartbeelden eveneens van OpenStreetMap (tile.openstreetmap.org).
• Overpass (overpass-api.de en twee uitwijkservers) levert de punten in de omgeving, dus apotheek, kinderdagverblijf, school, supermarkt en haltes. De gegevens daarachter komen van OpenStreetMap.
• Officiële kaartdiensten van het betreffende land, zodra u in de kaart een van de extra lagen aanzet, bijvoorbeeld overstroming, geluid, radon of bestemmingsplan. Welke instantie dat is, hangt af van het land en de deelstaat. Voor een object in Wenen zijn dat bijvoorbeeld inspire.lfrz.gv.at, data.bev.gv.at en data.wien.gv.at. Deze lagen staan uit, zolang u ze niet zelf aanzet.

Op alle overige pagina's en op de andere tabbladen van een rapport wordt geen kaart geladen. Wie geen rapport opent, bij wie gaat geen van deze verzoeken uit.

Voor het kaartbeeld in het afgeronde rapport (het bestand om te downloaden) vraagt onze eigen server bij Esri en OpenStreetMap aan, niet uw browser. Uw IP-adres wordt daarbij niet doorgegeven, wel de ligging van het object.

Wie uw rapport kan zien

Een afgerond rapport heeft een lang, willekeurig nummer, en dat nummer is tegelijk de sleutel: wie de link heeft, ziet het rapport. Dat is zo gebouwd, zodat u het zonder omweg kunt doorgeven, aan uw bank, aan de belastingadviseur, aan een makelaar of aan de familie. De ontvanger heeft daarvoor geen account nodig.

Raden kan het nummer niemand, het bestaat uit 32 tekens. Behandel de link toch als het papier dat hij vervangt: wie hem in een groep deelt, deelt het hele rapport met adres en waarden. In uw account kunt u elk rapport op elk moment zelf verwijderen, daarna leidt ook een doorgegeven link nergens meer naartoe.

Hoelang wij iets bewaren

• Account en stamgegevens: zolang uw account bestaat. Verwijdert u het, dan zijn ze weg, zie hieronder.
• Rapporten: tot u ze verwijdert. U moet een betaald resultaat ook later nog kunnen opvragen, daarom verwijderen wij het niet uit eigen beweging.
• Facturen: zeven jaar. Dat is geen keuze van ons, maar de fiscale bewaarplicht; artikel 17 lid 3 sub b AVG zondert precies zulke gegevens uit van verwijdering. Bij het verwijderen van het account wordt de persoonsverwijzing in de database losgekoppeld, de op de factuur vastgelegde ontvanger blijft staan.
• Vragen aan de assistent: ten hoogste 90 dagen, daarna automatisch verwijderd.
• Aanvragen via formulier of e-mail: tot de zaak is afgehandeld, daarna binnen de handelsrechtelijke termijnen.
• Opslagplaats: 180 dagen na uw laatste bezoek, dan wordt die verwijderd. Trekt u eerder in, dan is die meteen weg. Het kenmerk op uw apparaat verloopt na twaalf maanden vanzelf.
• Bewijs van uw toestemming (tijdstip, versie van de tekst, doeleinden, land, taal, pagina): drie jaar. Dat overleeft de intrekking met opzet, want volgens artikel 7 lid 3 tweede zin AVG blijft de verwerking tot de intrekking rechtmatig, en dat moet ook daarna nog aantoonbaar zijn. Een naam of e-mailadres staat er niet in.
• Telling van de trajecten: de records bevatten geen persoonsverwijzing, omdat de waarde die een sessie aanduidt de kalenderdatum bevat en niet is terug te rekenen. Ze blijven bewaard als statistiek.
• Logboek van aanmeldpogingen (tijdstip, e-mailadres, geslaagd of mislukt, IP-adres): dient de beveiliging, bijvoorbeeld om het uitproberen van wachtwoorden te herkennen. Wij verwijderen het automatisch na 90 dagen. Serverlogboeken: eerlijk gezegd: daarvoor loopt vandaag nog geen automatische verwijdering. Wij schrijven dat op, in plaats van een termijn te beweren die de techniek niet nakomt. Op verzoek verwijderen wij uw gegevens.

Als u ons schrijft

Schrijft u ons via het contactformulier of geeft u een vraag uit de assistent aan ons door, dan gaat uw bericht met uw e-mailadres naar onze eigen mailbox op office@scanmyhome.de. Wij bewaren het daar tot uw verzoek is afgehandeld, en gebruiken de gegevens alleen om u te antwoorden.

De assistent op de site

Stelt u de assistent op de website een vraag, dan slaan wij uw vraag en zijn antwoord voor beperkte tijd op onze eigen server op. Zo zien wij waar bezoekers vastlopen, en verbeteren we de dienst. Wij slaan daarbij geen IP-adres op, maar alleen een willekeurige sessiewaarde die dagelijks verandert. Deze gesprekken verwijderen wij uiterlijk na 90 dagen automatisch. Voer in het vraagveld geen persoonsgegevens van derden en geen bijzonder gevoelige gegevens in.

Cookies en lokale opslag

Deze site gebruikt geen cookies om uw gedrag te analyseren en geen advertentiecookies. Er zijn ook geen tel- of advertentiediensten van derden ingebonden. De lettertypes worden meegeleverd op onze eigen server, daarvoor gaat dus geen verzoek naar buiten. Voor de kaarten geldt dat niet, daarover staat alles in het onderdeel "Kaarten en adreszoekopdrachten".

Bekijkt u maar één pagina, dan wordt bijna niets geplaatst. Op één uitzondering na zijn alle cookies die kunnen voorkomen technisch noodzakelijk; de uitzondering ontstaat uitsluitend als u met de onthoudvraag hebt ingestemd. Elk afzonderlijk cookie staat met naam, doel en duur in het cookiebeleid. De belangrijkste zijn:

• scanmyhome-land en scanmyhome-sprache onthouden het land dat u bovenaan zelf selecteert. Daarvan hangen de valuta, de getoonde bedragen en de taal af. Ze worden pas geplaatst als u een land selecteert, blijven een jaar geldig en worden aan niemand doorgegeven.
• immolens_session houdt u aangemeld. Het wordt pas geplaatst als u zich aanmeldt, is niet uitleesbaar voor scripts in de browser en wordt verwijderd bij afmelden.
• ds_besucher is een willekeurig getal zonder verband met uw persoon. Zorgt ervoor dat de gratis vragen aan de chat per bezoeker worden geteld en niet gezamenlijk voor iedereen; zonder dit cookie zou één persoon het dagcontingent van alle anderen kunnen opgebruiken. Het is niet uitleesbaar voor scripts in de browser en wordt voor niets anders gebruikt.
• smh_einwilligung en smh_merker ontstaan alleen als u op de onthoudvraag hebt geantwoord. Het eerste legt uw antwoord vast, ook een nee, zodat u niet opnieuw wordt gevraagd. Het tweede is een willekeurig getal dat naar uw opslagplaats bij ons wijst, en ontstaat alleen bij een ja. Beide blijven twaalf maanden geldig, zijn niet uitleesbaar voor scripts in de browser en worden bij een intrekking meteen verwijderd.

Daarnaast onthoudt uw browser sommige dingen alleen bij zichzelf: het geselecteerde land, de stand van een lopende analyse (zodat die niet verloren gaat na het herladen) en uw wijzigingen in de plattegrondeditor. Deze gegevens verlaten uw apparaat niet.

Voor de werking zelf tonen wij u geen toestemmingsvenster, want daarvoor wordt alleen opgeslagen wat technisch noodzakelijk is. Een venster bij binnenkomst op de site is er daarom niet. U wordt op precies één plek iets gevraagd, namelijk tijdens een lopende controle, en daar gaat het alleen om de opslagplaats. Weigeren gaat daar net zo snel als instemmen, en zonder antwoord gebeurt er niets.

Hoe wij uw gegevens beschermen

De toegang tot de website verloopt uitsluitend versleuteld (HTTPS). Wachtwoorden slaan wij alleen op als niet-terugrekenbare controlewaarde. Herhaaldelijk verkeerde aanmeldpogingen worden afgeremd. De toegang tot de server en de database is beperkt tot de aanbieder, en er is een dagelijkse back-up met terugzet-proef. Absolute veiligheid kan niemand toezeggen, maar wij zeggen u wat wij doen.

Uw rechten

U hebt recht op inzage (artikel 15), rectificatie (artikel 16), verwijdering (artikel 17), beperking van de verwerking (artikel 18), gegevensoverdraagbaarheid (artikel 20) en bezwaar tegen verwerkingen die wij baseren op een gerechtvaardigd belang (artikel 21). Een gegeven toestemming kunt u altijd voor de toekomst intrekken (artikel 7 lid 3).

Twee van deze rechten oefent u zonder ons uit, meteen en zonder wachttijd: in uw account download u onder "Privacy" al uw gegevens als bestand en verwijdert u daar ook uw account met rapporten. Voor al het overige volstaat een vormvrij bericht aan office@scanmyhome.de. Wij antwoorden binnen de wettelijke termijn van één maand, meestal aanzienlijk sneller.

Vindt u dat wij uw gegevens niet juist behandelen, dan kunt u een klacht indienen bij een toezichthoudende autoriteit (artikel 77 AVG). Voor ons bevoegd is de Österreichische Datenschutzbehörde, Barichgasse 40-42, 1030 Wien, Österreich, dsb@dsb.gv.at, www.dsb.gv.at. U kunt zich ook wenden tot de autoriteit van uw eigen woonland.